CGV Infogérance

Novmbre 2023

Préambule

Saaswedo réalise des Prestations de services managés qui peuvent s’appuyer sur le logiciel mytem360 qu’elle édite.

Le Client a pris connaissance du contenu de ces Prestations et en a vérifié la conformité à ses attentes.

1        Définitions

Devis : Désigne le devis émis par Saaswedo et signé par le Client. Il spécifie les Prestations souscrites et les conditions financières. Y sont annexées la description du contenu des Prestations avec leurs engagements de niveau de services et les pénalités associées.

Contrat : Désigne l’ensemble des stipulations au Devis signées par le Client (i) et de celles des présentes Conditions Générales.

Données : Il s’agit de l’ensemble des données transmises par le Client et par les opérateurs et autres fournisseurs du Client à Saaswedo en vue de leur traitement dans le cadre des Prestations.

Prestation(s) : Ensemble des tâches et prestations confiées à Saaswedo au titre du Contrat et constituant le service fourni au Client au titre du Devis signé par le Client.

Procès-verbal de la réunion de lancement

Procès-verbal de recette de mise en production du guichet unique

RGPD : Règlement UE 2016/679 du 27 Avril 2016 « Règlement Général relatif à la Protection des Données »

Solutions logicielles en mode SaaS (Software as a Service) : Mode d’accès à distance par le Client, via le réseau Internet, aux fonctionnalités des applications de Saaswedo ou de ses partenaires sous-traitants, via une connexion aux serveurs de ces derniers.

2        Objet

Les présentes Conditions Générales ont pour objet de définir les termes et conditions applicables aux Prestations commandés par le Client qui a signé un Devis. Le Devis détermine les Prestation et se réfère à ces Conditions Générales.

Les Parties s’engagent à collaborer étroitement et à coopérer de bonne foi dans le cadre du Contrat.

3        Documents

Le Contrat est formé des documents contractuels suivants présentés par ordre de prééminence :

• Le Devis signé par le Client et ses annexes
• Les présentes Conditions Générales
• Le Procès-verbal de la Réunion de Lancement
• Le Procès-verbal de Recette de Mise en Production

4        Périmètre des prestations

Les Prestations fournies par Saaswedo sont décrites au Devis. Elles sont décomposées en trois phases :

• La phase de mise en œuvre consiste essentiellement en la mise en place des procédures et outils nécessaires à la bonne réalisation des Prestations. Elle démarre par la réunion de lancement qui liste les tâches à réaliser avec les responsabilités de chacune des Parties et se matérialise par la signature du Procès-verbal de la Réunion de Lancement. Elle se termine par la mise en production qui se matérialise par la signature du Procès-verbal de Recette de Mise en Production.
• La phase d’exploitation a pour objectif de fournir les Prestations prévues dans le cadre du Contrat.
• La phase de réversibilité consiste à permettre au Client ou à un tiers désigné par ce dernier de reprendre les Prestations.

5        Durée

Le Contrat prend effet à compter de la signature du Devis pour une durée initiale d’un (1) an.

Il se renouvellera ensuite par tacite reconduction par période successive d’une année sauf dénonciation de l’une des parties, adressée à l’autre par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au moins trois mois avant l’échéance de la période contractuelle en cours.

En cas de signature de Bons de commande successifs, notamment pour faire évoluer le périmètre des Prestations, c’est la date de signature du dernier Devis signé qui détermine le début de la période contractuelle en cours d’une durée d’une année.

6        Obligations de Saaswedo

Saaswedo s'engage à apporter toute la compétence et le soin nécessaire à la fourniture des Prestations. Les obligations de Saaswedo au titre du Contrat sont des obligations de moyen.

La mission est menée avec tout le professionnalisme requis, et Saaswedo veillera à ne provoquer aucune gêne dans le fonctionnement des services du Client.

Les prestations sous-traitées (comme l’hébergement) par Saaswedo restent de la seule responsabilité de Saaswedo à l’égard du Client.

La description du contenu des Prestations avec leurs engagements de niveau de services et les pénalités associées sont annexées au Devis. Les pénalités attachées au non-respect des engagements de qualité de services sont versées à la demande du Client. Les pénalités cumulées pour chaque année de contrat ne pourront dépasser 10% de la facturation totale de cette même année.

Saaswedo s’engage à respecter toute règlementation applicable à l’activité des entreprises ainsi que toute disposition législative, règlementaire et plus particulièrement en matière de protection des données nominatives, sécurité, droit social et règlement intérieur, code de la santé publique.

Saaswedo n’est aucunement responsable :

• des prestations rendues par les opérateurs ou autres fournisseurs du Client à ce dernier ;
• de la non-complétude, de l’inexactitude des informations et données, notamment de facturation, transmises par les opérateurs ou autres fournisseurs ;
• des terminaux fournis par les opérateurs ou autres fournisseurs.

Le Client est informé que dans le cas où les informations et données transmises par le Client ou ses opérateurs ou autres fournisseurs seraient incomplètes ou inexactes ou incorrectes, les prestations fournies par Saaswedo, basées ou intégrant lesdites informations ou données, sont susceptibles de reporter systématiquement ces erreurs ou inexactitudes et ce, sans que ces erreurs ou incorrections ne puissent être imputables à Saaswedo, ce que le Client accepte.

Toutefois, si Saaswedo venait à constater ou soupçonner des erreurs ou incorrections dans les informations ou données qui lui sont transmises par le Client ou ses opérateurs, il en fera part dans les meilleurs délais au Client.

En cas de mise en cause avérée de la responsabilité de Saaswedo à l'égard du Client relative à l'exécution de ses obligations, les dommages intérêts pouvant être dus seront plafonnés à un montant égal aux sommes payées par le Client à Saaswedo en règlement des factures émises en application du Contrat, dans les 12 mois [GM3] [ch4] précédant la date de mise en cause.

La responsabilité de Saaswedo n’est jamais susceptible d’être engagée en cas de manquement ou d’inexécution de ses obligations du fait d’un événement constitutif de force majeure conformément à l’article 1148 du Code Civil.

7        Obligations du Client

Pour permettre la bonne réalisation des obligations de Saaswedo, le Client :

• s’engage à communiquer l’ensemble des informations et documents nécessaires à la fourniture des Prestations, notamment si nécessaire les codes d’accès aux Extranets des opérateurs ;
• autorise le ou les opérateur(s) qu’il utilise à transmettre directement à Saaswedo toutes les informations et Données le concernant ;
• autorise Saaswedo à communiquer, dans le cadre Contrat et sous quelque forme que ce soit, avec le personnel compétent du Client et les opérateurs ou autres fournisseurs.
• s’engage à informer Saaswedo de tout évènement dont il aurait connaissance et qui selon lui serait susceptible d’avoir un impact sur les Prestations ou leurs conditions d’exécution ;
• s’engage à exprimer ses besoins auprès de Saaswedo notamment en cours de Contrat pour permettre leur prise en considération par ce dernier ;
• s’engage à faire respecter les contrats qu’il a souscrits avec des tiers permettant à Saaswedo d’exécuter sa mission notamment en matière de collaboration avec Saaswedo ;
• s’engage à respecter les engagements mis à sa charge ;
• s’engage à respecter le cas échéant, les plannings, les délais de recette prévus contractuellement ;
• s’engage à faire respecter par le personnel placé sous son autorité les procédures définies d’un commun accord.

En cas de fourniture de mytem360, Solution logicielle en mode SaaS, il est communiqué au Client des identifiants comprenant un login ainsi qu’un mot de passe, qui sont nécessaires pour accéder à la ou les Solutions logicielles en mode SaaS. Les Prestations rendues par Saaswedo au Client lui sont strictement réservées, il est seul responsable de l’utilisation de la ou des Solutions logicielles en mode SaaS et de ces identifiants.

Dans ces conditions le Client est le seul responsable :

• de la liste des personnes autorisées à accéder à la ou aux Solutions logicielles en mode SaaS ;
• de la gestion des identifiants fournis par Saaswedo ;
• de la liste des personnes habilitées à recevoir des informations et donc de leurs coordonnées ;
• de la communication des informations permettant la mise à jour des données traitées par Saaswedo ;
• de l’exploitation faite par le Client des données issues de la ou des Solutions logicielles en mode SaaS.

Le Client s’engage à notifier sans délai à Saaswedo tout vol ou rupture de la confidentialité des identifiants.

Il appartient au Client d’acquérir, mettre en place, maintenir et connecter, à ses frais exclusifs, les différents éléments de la configuration et des moyens de télécommunications nécessaires à l’accès à la ou aux Solutions logicielles en mode SaaS, et de souscrire les abonnements de télécommunication nécessaires à l’accès aux serveurs de Saaswedo.

Si, pour le respect de la présente clause, le Client doit prendre des dispositions auprès de ses fournisseurs opérateurs, il en supportera le coût le cas échéant.

Le Client reconnaît expressément être seul responsable des décisions qu’il prend ou des positions qu’il adopte suite aux informations fournies par Saaswedo dans le cadre du Contrat.

8        Conditions financières, de facturation et de paiement

Les prix et les modalités de facturation (échéances) sont fixés dans le Devis.

Les factures sont à régler à 30 jours, date de facture.

Toute facture impayée à la date d’échéance entraîne, sans qu’il soit besoin de procéder à une mise en demeure, l’application de pénalités de retard d’un montant égal à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur à la date d’échéance de la facture et d’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € HT. Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

Toute facture échue et exigible, impayée après une relance de paiement en recommandé avec accusé de réception et sans réponse sous 10 jours calendaires, constitue une exception d’inexécution qui pourra faire l’objet d’une suspension des Prestations sans délai.

L’ensemble des unités d’œuvre ou prix unitaires fixés dans les tarifs des Prestations en Annexe 1 pourront être révisés par Saaswedo au terme de la période initiale du contrat et à chaque date anniversaire du Contrat (échéance de la période contractuelle en cours), en fonction de la dernière valeur connue de l’indice « SYNTEC », par application de la formule suivante : PR = PI x S / SI.

Dans laquelle :

• PR = Prix révisé
• PI = Prix initial
• S = Dernier indice SYNTEC (Chambre Syndicale des Sociétés d'Études et de Conseils) connu à la date de révision
• SI = indice SYNTEC initial (dernier indice SYNTEC connu à la date de signature du Contrat ou à la date de la dernière révision).

Les frais de déplacement hors Région Île-de-France des représentants de Saaswedo dans le cadre du Contrat sont refacturés par Saaswedo sur justificatifs au Client.

9        Propriété intellectuelle

Saaswedo est et demeure titulaire des droits de propriété intellectuelle brevets, des logiciels, des dessins et modèles, du savoir-faire, le présent contrat n’opérant aucun transfert de droits de propriété intellectuelle au bénéfice du Client.

Par le présent contrat le Client dispose d’un droit d’utilisation des fonctionnalités de la ou des Solutions logicielles en mode SaaS, personnel, non exclusif, non cessible et limité à la durée du contrat, s’effectuant par accès distant à partir de la connexion depuis le site du Client au serveur de Saaswedo.

Il est notamment interdit au Client :

• de procéder à toute forme de reproduction ou de représentation de la ou des Solutions logicielles en mode SaaS ou de sa documentation, ou d’altérer ou de masquer de quelque manière que ce soit les marques, signes distinctifs, mentions de copyright apposées sur la ou les Solutions logicielles en mode SaaS ;
• de décompiler ou désassembler ou de procéder à toute forme d’ingénierie logicielle sur la ou les Solutions logicielles en mode SaaS;
• d’intervenir sur la ou les Solutions logicielles en mode SaaS de quelque manière que ce soit, y compris pour en corriger les erreurs, la maintenance évolutive et corrective étant assurés par Saaswedo;
• de modifier ou chercher à contourner tous dispositif de protection de la ou les Solutions logicielles en mode SaaS.

Saaswedo garantit qu’il est l’auteur et le titulaire des droits d’auteur sur leur Solution logicielle en mode SaaS.

Saaswedo garantit que l’utilisation par le Client de Solution logicielle en mode SaaS dans le cadre du présent contrat ne porte en aucune façon atteinte aux droits des tiers.

En conséquence Saaswedo s’engage à indemniser le Client de toute condamnation qui pourrait être prononcée à son encontre, y compris les frais supportés pour sa défense, à raison d’une atteinte quelconque aux droits, notamment de propriété intellectuelle, d’un tiers, du fait de l’exécution du présent contrat.

10    Assurance

Chacune des parties déclare avoir souscrit, auprès d’une compagnie notoirement solvable, les garanties d’assurance nécessaires à l’exécution du Contrat (Responsabilité Civile et Dommages) et fournira, à la demande de l’autre partie, les attestations nécessaires.

11    Convention de preuve

Du commun accord des parties, les enregistrements informatisés conservés par Saaswedo font foi des transmissions et traitements effectués. Il appartient à Saaswedo de conserver ces enregistrements dans les conditions garantissant la sécurité et l’intégrité des données.

12    Réversibilité

En cas de cessation des relations contractuelles, pour quelque cause que ce soit et sur demande du Client, Saaswedo restituera au Client, sous 30 jours ouvrés à compter de la date effective de résiliation, dans un format lisible et digitalisé tels que des fichiers à plats type CSV.

Saaswedo fera également en sorte que le Client puisse poursuivre l’exploitation des Données, directement ou avec l’assistance d’un autre prestataire. Pour se faire, Saaswedo accepte de fournir à la demande du Client des prestations d’assistance dans le cadre de la réversibilité. Ces prestations seront facturées aux tarifs de Saaswedo en vigueur.

13    Confidentialité

Saaswedo s’engage à l’égard du Client, à respecter la plus stricte confidentialité. L’engagement de confidentialité de Saaswedo porte sur tous les éléments et informations dont Saaswedo serait susceptible de prendre connaissance à l’occasion de ses obligations au titre du Contrat.

Le Client, tous ses salariés et préposés qui pourront durant le contrat avoir connaissance des méthodes, de la procédure et des techniques particulières ou savoir-faire mise en œuvre par Saaswedo, s’engagent à n’en révéler la teneur à quiconque, ni utiliser ou faire utiliser directement ou indirectement tout ou partie des recommandations de Saaswedo au profit de tiers extérieurs.

Il ne porte pas sur des informations qui sont du domaine public, sur des informations obtenues valablement de tiers, sur des informations dont la communication est rendue obligatoire par une autorité gouvernementale, réglementaire ou judiciaire.

Le Client autorise Saaswedo à citer sa raison sociale ou son nom commercial en tant que référence commerciale.

Le présent engagement de confidentialité survivra à l’expiration du Contrat pendant une durée de deux années, quelle qu’en soit sa cause. Saaswedo ne pourra dès lors divulguer aucune des Informations Confidentielles relatives au Client.

14    Traitement des données à caractère personnel

Les Parties s’engagent à se conformer à leurs obligations respectives au regard de la législation applicable en matière de protection des données personnelles (loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et Règlement général de protection des données personnelles n°2016/679).

Elles s’engagent à préserver l’intégrité et la confidentialité des Données Personnelles en utilisant toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour les données de cette nature, décrites dans les Annexes citées dans le présent article pour les traitements opérés par Saaswedo.

Dans cette mesure, elles s'engagent à respecter les stipulations de la clause « Confidentialité » et notamment à empêcher toute utilisation fraudeuse des Données Personnelles et à prévenir les pertes, altérations et destructions des Données Personnelles.

En cas de divulgation intempestive, pertes, altérations ou destructions des Données Personnelles, la Partie concernée le notifie à l'autre, dans les meilleurs délais et, si possible, 48 heures au plus tard après en avoir pris connaissance.

Au regard des prestations fournies au titre du Contrat, le Client et Saaswedo acceptent et reconnaissent que le Client revêt la qualité de Responsable de traitement et Saaswedo agit en tant que Sous-traitant.

En qualité de Responsable de traitement, le Client procède à toutes les formalités nécessaires concernant les traitements de Données Personnelles et garantit Saaswedo contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique dont les données personnelles seraient traitées par Saaswedo.

Le Client est également responsable du respect du droit à l'information des personnes concernées sur le traitement dont font l'objet leurs données personnelles et des droits que ces personnes peuvent exercer auprès de l’organisme qui détient ces données le concernant, notamment droits d'accès, de rectification, de suppression et d'opposition.

En qualité de Sous-traitant, Saaswedo fera des efforts raisonnables pour fournir au Client toute documentation nécessaire et adéquate lui permettant de se conformer à ses obligations légales et notamment :

• L'aider à s'acquitter de son obligation de répondre aux demandes de droit d'accès / rectification / effacement / limitation / opposition / portabilité exercées par les personnes concernées ;
• L'aider à garantir la sécurité et la réalisation, si les Données Personnelles sont sensibles, d'analyse d'impacts ;
• Mettre à sa disposition les informations nécessaires pour lui permettre (1) d'établir qu'il respecte bien ses obligations légales, (2) de réaliser des audits, (3) d'être mis en garde dans le cas où une instruction constituerait une « violation » des dispositions légales applicables à la protection des données à caractère personnel.

Saaswedo s’engage à n’utiliser ces Données Personnelles que dans le seul but de l'exécution des Prestations. Il s’engage à respecter les conditions de traitement et/ou la destination des Données. En particulier, il s’engage au cours du Contrat et au-delà, à ne pas exploiter pour son propre compte, céder et/ou louer à tous tiers les Données Personnelles.

Saaswedo s’engage ne rendre les Données Personnelles accessibles et lisibles que par le personnel habilité et autorisé à cet effet, du fait de son travail et de ses fonctions, personnel tenu par une obligation de confidentialité.

Au terme des Prestations, Saaswedo s’engage à ne conserver les Données Personnelles sur aucun support et à détruire toutes les copies dans un délai de 12 mois.

Saaswedo déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client conformément à l'article 30 du RGPD.

Saaswedo elle-même sous-traite l’hébergement des données à Microsoft, AWS et Zendesk.

Saaswedo se porte fort du respect des exigences du présent article par ses propres sous-traitants. Les mesures techniques et organisationnelles appropriées déployées par les sous-traitants en place sont décrites dans les Annexes citées dans le présent article.

15    Personnel

Le personnel de chacune des Parties demeure salarié de ladite Partie et reste par conséquent sous les seuls contrôle, direction et autorité de ladite Partie.

Chacune des Parties assure la gestion administrative, comptable, sociale et fiscale de son personnel.

Le personnel de chacune des Parties appelé à travailler dans les locaux de l’autre Partie dans le cadre des Prestations se conforme au règlement intérieur, aux règles d’hygiène, aux horaires de travail et aux procédures de sécurité en vigueur chez l’autre Partie et qui lui auront été communiqués par l’autre Partie.

Saaswedo garantit que ses salariés et ceux de ses sous-traitants éventuels, affectés à l’exécution du Contrat, sont employés conformément au regard des dispositions du code du travail en France ou de toutes autres dispositions légales ou réglementaires étrangères applicables dans le cas de salariés étrangers.

16    Non sollicitation

Le Client s’interdit de démarcher et d’engager des collaborateurs de Saaswedo pendant la durée du contrat et pendant une année à compter de la résiliation du contrat. En cas de violation du présent article, le Client versera à Saaswedo une indemnité égale aux douze derniers mois de rémunération du collaborateur débauché.

17    Audits

Le Client pourra, à ses frais et après avoir avisé le Saaswedo par lettre recommandée avec un préavis minimum de deux semaines, réaliser ou faire réaliser par des auditeurs internes ou externes à tout moment pendant l'exécution du Contrat, sans qu'il soit nécessaire d'en justifier les raisons, un audit de tout ou partie des Prestations confiées à Saaswedo, afin de s'assurer du respect par Saaswedo des obligations qui lui incombent au titre du Contrat.

Pour tout auditeur externe, ledit audit ne peut être effectué par un concurrent de Saaswedo directe ou indirecte ou par un partenaire d’un concurrent.

Des audits pourront également être effectués par les autorités de tutelle du Client dans le cadre de leur mission de contrôle du Client.

À la demande de Saaswedo, le Client s'engage par ailleurs à faire signer à chaque auditeur chargé d'une mission d'audit, un engagement de confidentialité.

Un exemplaire du rapport d’audit devra être remis à Saaswedo.

Au cas où un rapport d’audit ferait apparaître une contravention non contestée de manière motivée par Saaswedo à ses obligations telles que visées au Contrat, ce dernier s’engage à mettre en œuvre, à ses frais, les mesures correctives nécessaires, dans un délai de 30 (trente) jours ouvrés, à compter de la notification du Client.

Si Saaswedo démontre que ce délai est insuffisant, les Parties conviendront d’un délai supplémentaire.

Si les conclusions de certains audits contiennent des recommandations tendant à la modification ou à l’amélioration des règles et procédures auditées, toutes nouvelles procédures de mise en œuvre de ces recommandations ne pourront être définies que d’un commun accord entre les Parties.

18    Suspension

Saaswedo se réserve le droit de suspendre à tout moment l'exécution des obligations lui incombant aux termes du Contrat et n’en sera pas tenu responsable dans les cas d’événement constitutif de force majeure conformément à l’article 1148 du Code Civil. Saaswedo en informera le Client dans les plus brefs délais.

19    Résiliation

En cas d'inexécution totale ou partielle par l’une des Partie de l'une quelconque de ses obligations au titre du Contrat, celui-ci pourra être résilié par l’autre Partie, de plein droit et sans autre formalité, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, quinze (15) jours après une mise en demeure restée infructueuse, sans préjudice de tous droits et recours.

Il est expressément convenu entre les Parties qu’en cas de résiliation du Contrat, pour quelque cause que ce soit, le Client, après vérification de leur conformité, règlera à Saaswedo le prix des Prestations exécutées par ce dernier jusqu’à la date d’effet de la résiliation.

20    Cession

Saaswedo se réserve la faculté de céder, transférer ou apporter à un tiers, sous quelque forme que ce soit, les droits et obligations nés du présent contrat.

21    Non validité partielle

Si une stipulation du Contrat est tenue pour non valide ou déclarée comme telle par une décision d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée pour autant que l’économie du contrat ne soit pas modifiée.

22    Non renonciation

Le fait, par l’une des parties, de ne pas se prévaloir d’un manquement de l’autre partie, à l’une quelconque des obligations visées dans les présentes, ne saurait être interprété pour l’avenir comme une renonciation à exiger le respect de l’obligation enfreinte.

23    Loi applicable et compétence

Le contrat est régi par le droit français. Contrat sont de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Paris.

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