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Création manuelle de factures fournisseur

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Nicol Benjamin
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mytem360 / Facturation / Liste des factures
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Créer une facture manuellement dans mytem360

 

 

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Depuis le module Liste des factures, mytem360 offre la possibilité de créer manuellement une facture qui sera associée à une période, qui sera également associée à des produits et dont les coûts seront consultables dans mytem360 à travers le tableau de bord, les rapports, …

 

Pour cela, il vous faut cliquer sur le bouton 2.png

 

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Les sept étapes ci-dessous seront alors à suivre pour créer votre facture

 

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Fournisseur :

Au niveau du champ Fournisseur, vont être listé tous les fournisseurs actifs dans mytem360. Il vous suffit alors de cliquer sur celui désiré puis de cliquer sur le bouton 5.png

 

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Dans certains cas, vous aurez besoin de créer une facture dont le fournisseur ne fait pas partie de la liste (ex : Fournisseur interne). Pour cela il vous faudra le créer et lui affecter un compte et un sous compte de facturation.

Nous vous invitons a consulter la fiche Fournisseurs en cliquant sur le lien ci-dessous

https://saaswedo.zendesk.com/hc/fr/articles/360056388372-Fournisseurs

 

Compte :

 

La liste des comptes et sous compte de facturation disponibles pour le fournisseur choisi, vous sont proposés

 

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Dans la partie facultative adresse de paiement, le destinataire et l'adresse paramétrés pour le compte/sous compte sélectionné ci dessus se remplira automatiquement. Vous avez cependant la possibilité de le modifier si besoin : 

 

 

Une fois vos choix effectués, il vous faut les valider en cliquant sur le bouton 10.png

 

 

Numéro de facture :

Il vous est maintenant demandé de saisir le numéro de votre facture puis de le valider en cliquant sur le bouton 11.png

 

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Un numéro de facture devant être unique pour un fournisseur, mytem360 effectue un contrôle d’unicité. En cas de doublon, le champ Numéro de facture sera rouge 14.png

 

 

Ligne et produits :

 1 – Ajout de ligne et de produit manuel

2 - Ajout de ligne et de produit via une matrice

 

1 – Ajout de ligne et de produit manuel

Dans le cas d’une facture contenant peu de lignes et de produits facturés, vous pouvez les ajouter en cliquant sur le bouton 1.png

Une fenêtre apparait vous indiquant de renseigner une ligne et de sélectionner un service

Une fois la ligne renseignée, cliquez sur le bouton 2.png

 

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Deux possibilités s’offrent à vous

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1 - Sélectionner un service :

Apparait une fenêtre listant l’ensemble des produits ayant déjà été intégrés pour ce fournisseur dans mytem360 (dans notre exemple, 85463 produits ont été intégrés pour le fournisseur SFR Business Team)

 

Afin de trouver facilement le ou les produits que vous souhaitez intégrer à votre facture, des outils de recherche et de filtre vous sont proposés lorsque vous placez votre souris sur le titre des colonnes

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Une fois le produit sélectionné, cliquez sur le bouton6.png

 

Le produit a été rajouté à votre facture. Il vous est alors proposé de saisir la quantité et le tarif unitaire

7.png

 

8.png Si nécessaire, vous pouvez saisir un prix unitaire négatif

 

 

2 - Créer un service :

Dans le cas de figure ou le produit désiré n’ait jamais été intégré dans mytem360, il vous est possible de le créer manuellement en cliquant sur 9.png

 

Il vous est alors demandé de remplir les champs suivants :

  • Libellé produit (nom que vous souhaitez donner au produit)
  • Segment (Fixe, Mobile, Service IT
  • Type et Groupe de produits (Abonnement data, Abonnement voix, Options, Prestations Ponctuelles)

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Cliquer sur le bouton 11.pngpermet de rajouter le produit

 

Le produit a été rajouté à votre facture. Il vous est alors proposé de saisir la quantité et le tarif unitaire

 

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13.png

Si nécessaire, vous pouvez saisir un prix unitaire négatif

 

 

2 - Ajout de ligne et de produit via une matrice

 

Dans le cas d’une facture contenant beaucoup de lignes et de produits facturés, vous pouvez les ajouter via une matrice en cliquant sur le bouton 14.png

Une fenêtre apparait vous permettant de glisser-déposer une matrice préalablement remplie ou de télécharger un modèle vierge

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Ci-dessous un exemple de matrice complétée

 

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17.png L’onglet Table de correspondance vous aidera à compléter la colonne C « ID Groupe de produits »

 

18.png Les colonnes contenant des chiffres doivent être mises au format TEXTE (via le menu Données/Convertir).

 

Une fois complétée, il vous suffit de Glisser-déposer la matrice dans la fenêtre ci-dessous

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Vos lignes et produits sont ajoutés

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Il vous suffit maintenant de cliquer sur le bouton 21.png

 

 

Périodicité :

 

Il vous est maintenant proposé de choisir la périodicité de votre facture (Mensuel, Bimestriel, trimestriel, …)

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Cliquer sur le bouton 25.png permet de valider votre choix

 

 

Type de facturation et dates :

Si vous sélectionnez comme type de facturation « A terme échu » vous sera demandé de renseigner la date de fin de votre facture ainsi que sa date d’émission

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Si vous sélectionnez comme type de facturation « A échoir » vous sera demandé de renseigner la date de début de votre facture ainsi que sa date d’émission

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Pour mémoire :

Paiement à échoir : le locataire paie en début de mois, le loyer du mois à venir

Paiement à terme échu : le locataire paie en fin de mois, le loyer du mois précédent

 

Cliquer sur le bouton 7.png permet de valider vos choix

 

 

Résumé de la facture :

 

Le résumé de la facture vous récapitule l’ensemble des informations que vous avez renseigné

 

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Cliquer sur le bouton 30.pngvous permet de créer votre facture dans mytem360

 

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Cliquer sur le bouton 32.png vous permet de visualiser votre facture dans la liste des factures

 

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Vous pouvez visualiser cette nouvelle facture (dont le N° est BNIC-00024) sur le mois d’octobre 2022 conformément aux informations renseignées lors de sa création ainsi qu’aux règles d’affichage d’une facture dans mytem360.

Pour en savoir plus sur les règles d’affichage d’une facture dans mytem360, nous vous invitons à cliquer sur le lien ci-dessous

https://saaswedo.zendesk.com/hc/fr/articles/360000826183-R%C3%A8gles-dates-factures

 

34.png Suite à la création manuelle d’une facture, la colonne Statut vous indique 35.png. Ce statut vous indique que les informations de produits, de prix unitaire, de quantités, …. ne sont pas encore disponibles en base.

Ces informations ne seront disponibles qu’après les traitements quotidiens nocturne de la base de données mytem360. Le statut affiché passera alors en 36.png

 

Tant que le statut d’une facture est 37.pngvous ne pourrez pas visualiser les informations la concernant dans le tableau de bord ou dans un rapport.

 

 

 

Une fois le statut 38.pngaffiché, vous pourrez bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités proposées lorsque vous cliquez sur le bouton B.png au bout de chaque ligne d’une facture

 

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40.png Le statut 41.png vous empêchera de faire avancer l’état d’une facture dans le Workflow de validation.

Il est également à noter qu’une facture ne peut plus être modifiée si elle a avancée dans le Workflow de validation (ex : visée analytique). Seul le statut 42.png

le permet.

Pour plus d’information, nous vous invitons à consulter la fiche « Faire avancer le workflow de validation d'une facture »

https://saaswedo.zendesk.com/hc/fr/articles/4565138559636-Faire-avancer-le-workflow-de-validation-d-une-facture

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